Il team procede con la mappatura dei processi attuali, includendo eccezioni, scorciatoie e varianti locali. Vengono identificati i principali colli di bottiglia, le attività manuali ripetitive e le incoerenze tra regole formali e prassi reali. In parallelo si analizzano i sistemi esistenti, le integrazioni già attive e i vincoli tecnici noti. Il risultato è un quadro condiviso dello stato di fatto, base per qualsiasi decisione successiva.

Sulla base dell’analisi, vengono proposti uno o più scenari di intervento, con diverso grado di impatto e complessità. Ogni scenario viene discusso con HR, IT e direzione, evidenziando benefici attesi, rischi operativi, cambiamenti richiesti alle persone e dipendenze tecniche. Al termine, il gruppo di progetto seleziona uno scenario guida e definisce le decisioni strutturali da adottare, che vengono documentate in modo leggibile per tutti gli attori coinvolti.

Definito lo scenario, si passa alla configurazione degli strumenti, alla progettazione delle integrazioni necessarie e alla preparazione di casi di test rappresentativi delle situazioni reali. Vengono organizzate sessioni di verifica con gruppi pilota per controllare flussi, permessi e comportamenti del sistema sotto carico normale. In questa fase si preferiscono piccoli rilasci progressivi, per ridurre il rischio di interruzioni improvvise delle attività HR critiche.

Dopo il rilascio pilota, il sistema viene esteso gradualmente secondo un piano concordato. In parallelo si monitorano indicatori semplici, come tempi di approvazione, numero di richieste di supporto o ricorso a canali alternativi. Ogni poche settimane si tengono incontri di revisione per analizzare i dati, raccogliere feedback e decidere eventuali correzioni. A seconda delle esigenze, questa modalità può trasformarsi in un servizio continuativo di ottimizzazione.